Fragen
 
Zeugnisassistent

Antworten auf Fragen von Benutzern des Zeugnisassistenten

Inhalt:

 

Ausdrucken der Zeugnisformulierungen

Frage:

Kann ich die Zeugnisformulierungen zu den Beobachtungsbereichen ausdrucken?

Antwort:

In Microsoft Access können Sie die Tabellen mit den Zeugnisformulierungen öffnen und die Bemerkungen ausdrucken. Im Handbuch gibt es eine Übersicht darüber, welche Tabelle die Formulierungen zu einem bestimmten Bereich enthält. Beachten Sie dabei aber, dass die Datenbank Teil des Produktes "Zeugnisassistent für die Grundschule" und urheberrechtlich geschützt ist. Selbstverständlich ist es aber zulässig und sinnvoll, mit den Ausdrucken an ihrer Schule zu arbeiten, wenn Sie das Programm erworben haben. (Inhalt)

Sortierter Ausdruck der Zeugnisformulierungen

Frage:

Kann ich die Zeugnisformulierungen zu den Beobachtungsbereichen nach A/B/C/D sortiert ausdrucken?

Antwort:

In Microsoft Access können Sie die Tabellen mit den Zeugnisformulierungen öffnen und die Bemerkungen ausdrucken. Im Handbuch gibt es eine Übersicht darüber, welche Tabelle die Formulierungen zu einem bestimmten Bereich enthält. Beachten Sie dabei aber, dass die Datenbank Teil des Produktes "Zeugnisassistent für die Grundschule" und urheberrechtlich geschützt ist.

Wenn Sie die Datenbanken mit den Bemerkungen in Access öffnen, können Sie folgendermaßen nach A/B/C/D sortieren:
1.) Öffnen Sie die Tabelle, deren Inhalt Sie drucken möchten.
2.) Markieren Sie die Spalte "Wert", indem Sie auf die Kopfzeile ("Wert") klicken
3a.) Wählen Sie in der Menüleiste den Befehl "Aufsteigend sortieren" (Symbol AZ) ODER
3b.) Verwenden Sie den Befehl Datensätze/Sortierung/Aufsteigend. (Inhalt)

Weitergabe der Zeugnisse auf Disketten

Frage:

Ist es bei Verwendung Ihres Programmes auch möglich, die fertigen Zeugnisse auf Diskette an die Schule zurückzugeben und die Zeugnisse dort auszudrucken?

Antwort:

Das ist möglich: Jeweils beim Beenden des Zeugnisassistenten wird Ihnen angeboten, eine Sicherung Ihrer Daten auf Diskette anzufertigen. Ein kleiner Assistent unterstützt Sie dabei.

Weitere Informationen finden Sie im Handbuch, welches unter http://www.lern-s-oft.de/Handbuch.zip geladen werden kann. (Inhalt)

Austausch von Zeugnisdaten unter Kollegen

Um Zeugnisdaten zwischen Kollegen weiterzugeben, können Sie die Sicherungs- und Importfunktionen des Zeugnisassistenten nutzen.

Beispiel:

  1. Der Klassenlehrer gibt Schülerdaten und allgemeine Zeugnisdaten ein.
  2. Anschließend erstellt der Klassenlehrer eine Sicherungsdiskette und gibt diese an den Fachlehrer weiter.
  3. Der Fachlehrer wählt nach Programmstart "Rücksicherung", danach stehen ihm die Daten des Klassenlehrers zur Verfügung.
  4. Der Fachlehrer schreibt seine Bemerkungen/Noten.
  5. Anschließend erstellt der Klassenlehrer eine Sicherung auf der Diskette von 2. und gibt diese an den Klassenlehrer zurück.
  6. Der Klassenlehrer wählt nach Programmstart "Rücksicherung", danach stehen ihm die ursprünglichen Daten und die Daten des Fachlehrers zur Verfügung.

Wichtig: Der Klassenlehrer darf in der Zeit zwischen Punkt 2. und 6. nicht weiter an seinen Zeugnissen arbeiten.

Zeugnisse in Word ohne Verwendung des Programms schreiben

Frage

Ich möchte in Word Zeugnisse schreiben ohne den Zeugnisassistenten zu benutzen. Wie erreiche ich, dass meine Zeugnisse genauso aussehen, wie die mit dem Seriendokument erstellten Dokumente?

Antwort

Kein Problem: Auf der CD sind im Ordner "StandardWordDocs" alle Zeugnisse auch als normale Worddokumente enthalten. Öffnen Sie in Word das passende Dokument, geben Sie die notwendigen Informationen ein und speichern Sie anschl. unter dem Namen des Schülers ab. Auch das Kultusministerium hat Zeugnisformulare an die Schulen verschickt. (Inhalt)

Zeugnisformulare ohne Linien

Frage

Wie ist es möglich, in den Word-Zeugnisformularen Striche zu löschen, die z.B. unter der Jahrgangsstufe, dem Schuljahr oder dem Namen stehen?

Antwort

Sie werden die Linien nicht selbst entfernen können.
Laden Sie die beiden selbstentpackende Zip-Dateien "docs12" und "docs34" herunter (Dateinamen anklicken).

"docs12" enthält die Seriendruck-Hauptdokumente für die Zeugnisse ohne Noten, "docs34" die übrigen. Diese Dokumente enthalten die angesprochenen Linien nicht. Linien sind nur belassen, wo Unterschriften gesetzt werden müssen. Dies können Sie mit Word problemlos bearbeiten.

Nach einem Doppelklick und einem anschließenden Klick auf "Extract" werden die Dokumente in das vorgesehene Programmverzeichnis des Zeugnisassistenten kopiert. (Inhalt)

Installation von dao35.exe

Frage:

Bei der Installation von "dao35.exe" erhalte ich eine Fehlermeldung mit dem Wortlaut: "A previous program installation was never completed. ..." Ein Neustart des Computers schafft keine Abhilfe.

Antwort:

Dieser Fehler hat mit dem bereits vorhandenen Betriebssystem ("Windows") zu tun. Er wird weder vom "Zeugnisassistenten" noch von dem Versuch "dao35.exe" zu installieren verursacht. Dennoch hier einige möglicherweise hilfreiche Hinweise:

Die Fehlermeldung wird möglicherweise angezeigt, wenn Windows nicht neu gestartet wurde, nachdem von Windows verwendete Dateien neu installiert oder aktualisiert worden sind. Eine solche Akltualisierung passiert bei sogenannten "Updates". Es geht hierbei nicht nur um die Updates von Windows selbst, sondern auch um Updates von Office-Produkten oder des Internet Explorer. Die Ursache dieses Problems kann durchaus schon länger zurückliegen.

Bei manchen Installationen oder Aktualisierungen von Programmen müssen beispielsweise Dateien ersetzt werden, die aktuell von Windows verwendet werden. Manche dieser Dateien können nicht ersetzt werden, während Windows ausgeführt wird. Windows muss neu gestartet werden, damit diese Dateien während des Startvorgangs von Windows aktualisiert werden können (noch bevor sie in den Speicher geladen werden).

Dao35.exe erkennt, dass diese Vorgänge noch ausstehen und kann nicht installiert werden, bevor diese Vorgänge abgeschlossen sind.

Es handelt sich um ein Problem, welches im Zusammenhang mit Microsoft-Produkten (z.B. auch dem Internet-Explorer) bekannt ist.

Microsoft bietet technische Artikel zur Lösung des Problems unter folgenden links an:

http://support.microsoft.com/kb/q310335/

http://support.microsoft.com/?kbid=221863

Leider muss ich darauf hinweisen, dass auch die Ratschläge von Microsoft erfahrungsgemäß nicht ausreichen, um die beschriebenen Fehler zu beheben.

Ich rate:

Versuchen Sie alternativ die Installation von dao35 mit einem anderen Setupprogramm. Ich konnte das beschriebene Problem auf diese Weise bereits mehrfach beheben:

  1. Laden Sie die Datei "dao35Setup.exe" hier herunter.
  2. Mit einem Doppelklick können Sie die Dateien an einen Speicherort Ihrer Wahl entpacken.
  3. Beenden Sie auf jeden Fall vor einer Programminstallation Ihr Anti-Virenprogramm!
  4. Führen Sie die drei Schritte der Installation wie in der enthaltenen Datei "dao35Anleitung.pdf" durch.

Sollten Sie diese Anleitung verwendet haben, so wäre ich über eine Rückmeldung zum Erfolg dankbar.

(Inhalt)

Sicherung von Daten auf einer CD

Frage:

Kann ich meine Daten aus dem Zeugnisassistenten auch auf einer CD sichern? Ich besitze kein Diskettenlaufwerk.

Antwort:

Eine direkte Sicherung auf eine CD können Sie nicht erstellen. Das liegt daran, dass eine CD ein Medium ist, von dem man zwar lesen, auf das man aber nicht ohne weiteres schreiben kann. Dies drückt der Name CD-ROM (Read Only Memory) aus. Es gibt zwar CD-Brenner und beschreibbare CDs, dazu müssen Sie aber ein eigenes Programm verwenden. Wenn Sie möchten, können Sie also mit einem Brennprogramm Ihre Daten auf eine CD brennen. Ihre Daten sind in einer Datenbank enthalten, deren Namen Sie im Handbuch erfahren (Abschnitt zum Seriendruck).

Ich mache Sie aber darauf aufmerksam, dass die Kopie auf der CD automatisch das Attribut "schreibgeschützt" erhält. Dies wiederum kann bei einer Rücksicherung oder beim Import der Daten zu einem späteren Zeitpunkt zwar nicht zu technischen Problemen (man kann den Schreibschutz aufheben, wenn man will) wohl aber beim weniger versierten Anwender zu Verwirrung führen.

Kurzum: Ich empfehle für ihre Situation die Verwendung eines USB-Speichersticks, falls Ihr Betriebssystem Windows 2000 oder Windows XP ist. Dann können Sie nämlich so einen kleinen Datenspeicher einfach einstecken und er wird sofort funktionieren. Es genügt für Ihre Zwecke ein kleines Speichervolumen (z.B. 128 MB), deswegen ist so ein Speicher sehr günstig im Fachhandel und noch viel günstiger bei ebay zu haben.

(Inhalt)

Verwendung der Rechtschreibprüfung und der automatischen Silbentrennung in Word

Frage:

Im fertigen Zeugnisdokument in Word funktioniert die "automatische Silbentrennung" nicht. Auch die Rechtschreibprüfung haut irgendwie nicht hin.

Antwort:

Die automatische Silbentrennung und auch die Rechtschreibprüfung funktionieren, wenn Sie folgendermaßen vorgehen:

  • im Serienbrief (also das Zeugnisdokument in welches alle Zeugnisse aus dem Seriendruck-Hauptdokument ausgegeben wurden) mit Strg&A alles markieren
  • anschließend im Menü "Extras-->Sprache-->Sprache bestimmen" die Option "Rechtschreibung und Grammatik nicht prüfen" abwählen (Haken entfernen)

Jetzt prüft Word auch innerhalb der Tabellen die Rechtschreibung und die Automatische Silbentrennung funktioniert. Gegebenenfalls müssen dazu Wordkomponenten nachinstalliert werden. Das hängt davon ab, mit welchen Features Word ursprünglich installiert wurde. Hierzu werden Sie evtl. von Word (u.U. mehrmals) aufgefordert, die Word-CD einzulegen.

(Inhalt)

 

Zeugnisvorschau ist nur teilweise sichtbar

Frage:

Ich kann die Zusammenfassung meiner Zeugnisse nicht richtig anschauen. Ich finde keine Zahlen 1 - 4 und sehe nur das erste Viertel des Zeugnisses.

Antwort:

Dass Sie in der Zusammenfassung nur einen Teil des Programmmfensters sehen, liegt an der bei Ihnen eingestellten Bildschirmauflösung. Einfach ausgedrückt: Sie sehen an Ihrem Bildschirm nicht alles.

So schaffen Sie Abhilfe:
Vergrößern Sie die Bildschirmauflösung mindestens auf den Wert 1024x768 Punkte. Das geht so:
Wählen Sie "Start-->Systemsteuerung-->Anzeige-->Eigenschaften". Dort finden Sie einen Schieberegler für die Auflösung. Setzen Sie diesen auf den höheren Wert und bestätigen Sie anschließend.

Damit dürfte das Problem behoben sein.

Falls Ihnen die neue Einstellung für die Arbeit mit anderen Programmen nicht zusagt, so können Sie diese jederzeit wieder ändern. Ihrem Computer entsteht dadurch kein Schaden.

(Inhalt)